อีเมลสแปมกับองค์กร คือปัญหาหนึ่งที่พบได้บ่อย ไม่ว่าจะองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ตาม ทำให้เกิดความรำคาญและสร้างผลกรทบต่อประสิทธิภาพการทำงานได้  โดยเฉพาะอีเมลสแปมที่มีจุดมุ่งหมายที่ทำให้ระบบของบริษัทไม่ปลอดภัย โดยองค์กรสามารถป้องกันอีเมลสแปมเหล่านี้ได้ง่าย ๆ ดังนี้

1.ตั้งค่าให้มีการตรวจสอบสิทธิ์อีเมล (Email Authentication)

เทคโนโลยีที่ช่วยป้องกันอีเมลปลอมแปลง ซึ่งมักใช้ในการส่งอีเมลสแปมหรือฟิชชิ่ง โดยการตรวจสอบสิทธิ์อีเมลมีสองประเภทหลักๆ ได้แก่ SPF (Sender Policy Framework) และ DKIM (DomainKeys Identified Mail)

2. ใช้โซลูชันสำหรับป้องกันสแปม (Anti Spam)

โซลูชันป้องกันสแปมเป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่กรองอีเมลสแปมออกจากอีเมลอื่น โซลูชันป้องกันสแปมโดยส่วนใหญ่ใช้เทคนิคต่าง ๆ ร่วมกันในการกรองสแปม เช่น การกรองตามรายการ IP การกรองตามเนื้อหา และพฤติกรรมของผู้ส่ง ซึ่งในปัจจุบันมีผู้ให้บริการที่ค่อนข้างหลากหลาย องค์กรควรพิจารณาตามประเภทธุรกิจ

3.บอกให้พนักงานทราบเกี่ยวกับอีเมลสแปม

พนักงานควรได้รับการฝึกอบรมให้รู้จักอีเมลสแปม เพื่อไม่ให้ตกเป็นเหยื่อของกลโกงต่าง ๆ ที่แฝงมาในอีเมลสแปม โดยครอบคลุมเนื้อหาต่าง ๆ เช่น ลักษณะของอีเมลสแปม วิธีการหลีกเลี่ยงการตกเป็นเหยื่อ และการแจ้งเตือนอีเมลสแปม

4.ตรวจสอบบัญชีอีเมล

องค์กรควรตรวจสอบอีเมลเป็นประจำ เพื่อลบอีเมลที่เป็นสแปมออกจากกล่องจดหมาย การทำแบบนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้อีเมลสแปมตกค้างในกล่องจดหมายและรบกวนการทำงานของพนักงาน

นอกจากวิธีป้องกันอีเมลสแปมข้างต้นแล้ว องค์กรยังสามารถใช้มาตรการอื่น ๆ เพิ่มเติมเพื่อลดปริมาณสแปมที่ได้รับ เช่น การใช้โดเมนส่วนตัวหรือโดเมนย่อยสำหรับอีเมล หรือการสมัครใช้บริการอีเมลจากผู้ให้บริการที่มีระบบป้องกันสแปมที่มีประสิทธิภาพ